1С:УПРАВЛЕНИЕ ТОРГОВЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ 8 для Украины
Краткое описание назначения и функциональных возможностей конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины»
Конфигурация «Управление торговым предприятием для Украины» является комплексным решением, позволяющим автоматизировать задачи управления и учета на предприятиях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности. Конфигурация позволяет автоматизировать задачи оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, учета кадров и расчета заработной платы, анализа и планирования торговых операций, подготовку обязательной (регламентированной) отчетности, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Описание основных возможностей конфигурации
Управление торговой деятельностью
Управление продажами
В деятельности торгового предприятия важным аспектом является управление заказами покупателей и продажами продукции: планирование и анализ фактических показателей в различных аналитических разрезах. «Управление торговым предприятием для Украины» обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж товаров на предприятии, в оптовой и розничной торговле. Подсистема включает средства планирования и контроля продаж, позволяет решать задачи управления заказами покупателей. Поддерживаются различные схемы продажи продукции и товаров — со склада и под заказ, продажа в кредит или по предоплате, продажа товаров, принятых на комиссию, передача на реализацию комиссионеру и т.д.
Планирование продаж
Подсистема предназначена для планирования:
- объемов продаж в натуральном и стоимостном выражении, в том числе на основании данных о продажах за предыдущие периоды, информации о текущих складских остатках и полученных на плановый период заказах покупателей
- отпускных цен, в том числе на основании информации о текущих ценах компании и конкурентов
- себестоимости продаж, с учетом информации о ценах поставщиков.
Планирование продаж может вестись как по предприятию в целом, так и по подразделениям или группам подразделений, для отдельных товаров и товарных групп, для определенных категорий покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.). Подсистема обеспечивает консолидацию отдельных планов в сводный план продаж предприятия. Для контроля выполнения разработанных планов в системе предусмотрены развитые средства сравнительного анализа данных о запланированных и фактических продажах. Планирование может вестись с временной детализацией от дня до года, что позволяет:
- переходить от стратегических планов к оперативным, сохраняя при этом информацию о показателях, установленных на каждом этапе планирования
- вести планирование, как с учетом, так и без учета сезонных колебаний спроса.
Управление заказами покупателей
Функциональность управления заказами, реализованная в «Управлении торговым предприятием для Украины», позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей в соответствии с принятой на предприятии стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ).
Все этапы прохождения заказа и его корректировки фиксируются в системе соответствующими документами. Менеджер может в любой момент:
- получить полную информацию о ходе выполнения заказа
- отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками
- оценивать эффективность и надежность работы с контрагентами.
С помощью аналитических отчетов, встроенных в программу, менеджер может получать информацию об оплате заказов покупателей, о размещении заказов в производстве и ходе их выполнения, о распределении заказов поставщикам для обеспечения заказов покупателей.
Ценообразование
Подсистема ценообразования позволяет определять и реализовывать ценовую политику предприятия в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке.
Основные функциональные возможности подсистемы:
- построение различных схем формирования цен и скидок
- контроль соблюдения сотрудниками предприятия установленной ценовой политики
- хранение информации о ценах конкурентов
- хранение информации о ценах поставщиков, автоматическое обновление закупочных цен
- сопоставление отпускных цен предприятия с ценами поставщиков и конкурентов.
Управление закупками
Подсистема позволяет своевременно принимать решения о пополнении запасов, а также оптимизирует процессы взаимодействия с поставщиками. В числе возможностей, которые предоставляет подсистема:
- оперативное планирование закупок на основании планов продаж и неисполненных заказов покупателей
- оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения
- регистрация и анализ выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок
- поддержка различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов
- оформление неотфактурированных поставок с использованием складских ордеров
анализ потребностей склада в товарах - сквозной анализ и установка взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам
- анализ последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов)
- планирование закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных товаров на складах
- составление графиков поставок и графиков платежей.
Управление розничной торговлей и подключение торгового оборудования
Для торговых предприятий, имеющих собственные магазины и розничные торговые точки, в конфигурации предусмотрены возможности управления розничной торговлей. Розничная торговля может осуществляться с любого из складов — оптового, розничного или неавтоматизированной торговой точки. Учет товаров в неавтоматизированных торговых точках может вестись по фиксированным розничным ценам либо без учета количества и номенклатуры («суммовой учет»). Учет товаров на розничных складах ведется в продажных ценах.
Реализована возможность подключения торгового оборудования: сканеры, терминалы сбора данных, дисплеи покупателя, электронные весы, ККМ в режимах «фискальный регистратор», «off-line» и «on-line». Система позволяет производить оценку стоимостных запасов в розничных ценах, сравнивать объемы и прибыльность продаж в различных магазинах (торговых точках), контролировать правильность поступления выручки от магазинов и торговых точек.
Управление отношениями с покупателями и поставщиками
Торговые предприятия нуждаются в гибкой системе управления отношениями с клиентами, позволяющей хранить и анализировать различную информацию о клиенте, отслеживать все стадии отношений с клиентом, анализировать доходность и прибыльность по каждому клиенту, региону, рынку и группе товаров.
Функциональные возможности подсистемы позволяют управлять отношениями с покупателями, поставщиками, смежниками и любыми другими контрагентами. Подсистема «Управление отношениями с покупателями и поставщиками» позволяет предприятию:
- осуществлять хранение полной контактной информации по контрагентам и их сотрудникам, а также хранение истории взаимодействия с ними
- регистрацию информации о поставщиках: условия доставки товаров, надежность, сроки исполнения заказов, номенклатура и цены поставляемых товаров и материалов
- автоматически оповещать пользователей о предстоящих контактах с контрагентами, напоминать о днях рождения контактных лиц
- планировать свое рабочее время и контролировать рабочие планы своих подчиненных
анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами - использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента
регистрировать каждое обращение потенциального покупателя и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов - оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок
проводить интегрированный ABC(XYZ)-анализ отношений с клиентами - проводить анализ причин срыва выполнения заказов покупателей и объемов закрытых заказов
анализировать и оценивать эффективность рекламных и маркетинговых акций по результатам обращений клиентов.
Сегментирование покупателей с использованием интегрированного ABC(XYZ)- анализа позволяет автоматически разделить клиентов:
- на классы в зависимости от доли клиента в выручке или прибыли
- компании: важные (А-класс), средней важности (B-класс), низкой важности (С- класс)
- по статусам: потенциальный, разовый, постоянный, потерянный
- по регулярности закупок: стабильные (X-класс), нерегулярные (Y- класс), эпизодические (Z-класс).
Результаты такого анализа помогают оптимально распределить усилия и организовать работу сотрудников, отвечающих за продажи и обслуживание клиентов.
Складской учет
Использование подсистемы управления складом (запасами) позволяет эффективно организовать складское хозяйство.
В системе реализован детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах, обеспечивается полный контроль запасов на предприятии.
Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов.
Подсистема позволяет:
- осуществлять управление остатками ТМЦ в различных единицах измерения на множестве складов
- вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары
- осуществлять контроль и учет серий и сроков годности
- задавать произвольные характеристики партии (цвет, размер и т.д.) и вести партионный учет в разрезе складов
- комплектовать и разукомплектовывать номенклатурные позиции
- осуществлять функции ордерного учета и резервирования ТМЦ.
Доступна информация по состоянию складских запасов в любых аналитических разрезах с высокой детализацией до уровня характеристик товаров (цвет, размер, габариты и т.д.). Предусмотрена возможность получения стоимостных оценок складских запасов по себестоимости и потенциального объема продаж в отпускных ценах.
Средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность» каждого изделия по его доле в обороте или прибыли предприятия (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), выявить плохо продаваемую продукцию по таким критериям, как средний срок хранения, расход за период и коэффициент оборачиваемости.
Учет банковских и кассовых операций
Подсистема управления денежными средствами выполняет следующие функции, необходимые для эффективного управления движением денежных средств на предприятии, контролем над осуществляемыми платежами:
- многовалютный учет движения и остатков денежных средств
- регистрацию планируемых поступлений и расходов денежных средств
- резервирование денежных средств под предстоящие платежи на расчетных счетах и в кассах
- размещение денежных средств в ожидаемых входящих платежах
- формирование платежного календаря
- оформление всех необходимых первичных документов
- возможность разнесения (ручного или автоматического) суммы платежного документа по нескольким договорам и сделкам.
Управление взаиморасчетами
Использование подсистемы позволяет анализировать изменение задолженности во времени и оперирует двумя видами задолженности — фактической и прогнозируемой (отложенной). Фактическая задолженность связана с операциями расчета и моментами передачи прав собственности. Отложенная задолженность возникает при отражении в системе таких событий, как заказ на поставку или передачу на товаров комиссию, заявка на получение денежных средств и других аналогичных. Основное назначение подсистемы взаиморасчетов:
- фиксация возникновения задолженности контрагента перед компанией и компании перед контрагентом
- поддержка различных методик учета задолженности (по договорам, по счетам/заказам, по расчетным документам)
- анализ текущего состояния задолженности и истории ее изменения.
Учет необоротных активов
Учет основных средств, нематериальных и малоценных активов в регламентированном учете ведется в соответствии с П(С)БУ 7 «Основные средства», П(С)БУ 8 «Нематериальные активы», П(С)БУ 9 «Запасы».
Конфигурация «Управление торговым предприятием для Украины» позволяет вести учет необоротных активов также и в управленческом учете (в целом по предприятию).
Для основных средств и нематериальных активов автоматизированы такие основные операции как: поступление, принятие к учету, начисление амортизации, модернизация, передача, списание, инвентаризация. Для основных средств, использующихся сезонно, возможно применение графиков начисления амортизации.
Для малоценных активов автоматизированы операции передачи в эксплуатацию и списания из эксплуатации.
Поддерживается широкий спектр способов расчета амортизации:
- прямолинейный способ
- производственный (пропорционально объему выработки)
- уменьшения остатка и ускоренного уменьшения остатка
- кумулятивный
- по индивидуальному графику амортизации
- по нормам налогового законодательства.
Управление персоналом и расчет зарплаты
Подсистема предназначена для информационной поддержки кадровой политики компании и автоматизации расчетов с персоналом. В числе возможностей подсистемы:
- кадровый учет
- ведение регламентированного документооборота
- расчет заработной платы работников организаций
- автоматический расчет регламентированных законодательством удержаний и налогов
- автоматический расчет взносов на обязательное пенсионное и социальное страхование.
«Управление торговым предприятием для Украины» позволяет автоматизировать практически весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактически отработанном времени, оплаты больничных листов и отпусков, вплоть до формирования документов на выплату зарплаты и
регламентированной отчетности. Подсистема позволяет вести регламентированный документооборот в соответствии с действующими нормативными документами:
- заключение и ведение трудовых договоров с каждым сотрудником организации
- формирование утвержденных форм по труду
- ведение воинского учета.
Учет производства
В конфигурации автоматизированы расчет себестоимости продукции и услуг, выпускаемых основным и вспомогательным производством, учет переработки давальческого сырья. В течение месяца учет выпущенной готовой продукции ведется по плановой себестоимости. В конце месяца производится расчет фактической себестоимости выпущенной продукции и оказанных услуг. Для сложных технологических процессов, предполагающих промежуточные стадии с выпуском полуфабрикатов, поддерживается складской учет полуфабрикатов и автоматический расчет их себестоимости. Для общепроизводственных расходов реализована возможность их распределения согласно показателям нормальной мощности, в соответствии с П(С)БУ 16 «Затраты».
При списании косвенных расходов возможно применение различных методов распределения по номенклатурным группам продукции (услуг). Для косвенных расходов возможны следующие базы распределения:
- объем выпуска
- плановая себестоимость
- оплата труда
- материальные затраты.
Бухгалтерский учет
«Управление торговым предприятием для Украины» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия. В состав состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, соответствующий Приказу Министерства Финансов Украины «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции про его использование» от 30 ноября 1999г. N291. Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.
Налоговый учет
В «Управлении торговым предприятием для Украины» поддерживаются различные схемы налогообложения:
- общая система налогообложения (для плательщиков налога на прибыль и налога на добавленную стоимость)
- упрощенная система налогообложения:
o единый налог и налог на добавленную стоимость
o единый налог без налога на добавленную стоимость
o единый налог для субъектов предпринимательской деятельности — физических лиц.
Налоговый учет по налогу на прибыль
Для ведения налогового учета (по налогу на прибыль) предусмотрен специальный (налоговый) план счетов. Налоговый план счетов, реализованный в конфигурации, его состав и реквизиты являются частью предлагаемой методики налогового учета, то есть является предопределенным. Налоговый учет в конфигурации ведется в разрезе видов налоговой деятельности. Такой подход позволяет учитывать валовые доходы и расходы, запасы, основные средства и т.д. раздельно для видов деятельности, по которым необходим отдельный учет с точки зрения налога на прибыль. По данным налогового учета автоматически формируется налоговая декларация по налогу на прибыль.
Учет НДС
«Управление торговым предприятием для Украины» позволяет формировать и регистрировать все необходимые налоговые документы: налоговые накладные, приложения к ним. Для контроля корректности налогового кредита, показанного при поступлении, ведется параллельный бухгалтерскому, налоговый учет запасов. Налоговый учет (НДС и по налогу на прибыль) в конфигурации может вестись двумя методами:
- в течение отчетного периода (месяц) ведется как «по отгрузке». В конце периода регламентный документ позволяет определить суммы налоговых обязательств и налогового кредита в соответствии с необходимым методом (по первому из событий, по оплате, по отгрузке)
- налоговые обязательства и кредит рассчитываются и фиксируются в системе при проведении первичных документов в соответствии с необходимым методом (по первому из событий, по оплате, по отгрузке).
Упрощенная система налогообложения
Конфигурация позволяет регистрировать хозяйственные операции, относящиеся к учету по упрощенной системе налогообложения, в книге учета доходов и расходов по единому налогу. Книга учета доходов и расходов формируется автоматически как для юридических, так и для физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности.
Формирование регламентированной отчетности
В «Управление торговым предприятием для Украины» включены обязательные (регламентированные) отчеты, предназначенные для представления собственникам организации и контролирующим государственным органам, включая формы бухгалтерской отчетности, налоговые декларации, отчеты для органов статистики и государственных фондов.
Регламентированная отчетность, подающаяся в налоговые органы, может быть автоматически экспортирована в формат, утвержденный приказом ГНАУ (в файлы с расширением XML). Так называемые «схемы» (файлы с расширением *.xsd), по которым происходят формирования файлов XML с данными отчетов, поставляются и обновляются вместе с набором регламентированной отчетности.
Сервисные возможности
Интегрированные средства работы с электронной почтой
Средства работы с электронной почтой, встроенные в решения системы «1С:Предприятие 8» позволяют значительно повысить оперативность работы многих служб и специалистов предприятия — в первую очередь подразделений, отвечающих за работу с клиентами и поставщиками, сбыт, закупки и маркетинг. Важно, что эти средства интегрированы в единое информационное пространство системы. В результате обработка электронной корреспонденции производится в тесной взаимосвязи с другими бизнес-процессами предприятия. В числе основных возможностей работы с электронной почтой, которые обеспечивает конфигурация «Управление торговым предприятием для Украины»:
- регистрация корреспонденции, назначение исполнителей и контроль исполнения; ведение истории переписки по каждому контрагенту
- создание как индивидуальных, так и «публичных» (групповых) почтовых адресов и разграничение доступа к ним для различных групп пользователей
- импорт контактной информации из распространенных почтовых клиентов
автоматическая отправка писем по наступлению запланированных событий (например, напоминание об оплате) - организация рассылок электронных писем — группы адресов для рассылки могут формироваться как вручную, так и автоматически по заданным пользователем критериям (например, по регионам, видам деятельности контрагентов, должностям контактных лиц и т.д.)
Мониторинг и анализ деятельности предприятия
Конфигурация «Управление торговым предприятием для Украины» включает мощную и гибкую систему отчетов, которая позволяет оперативно анализировать и непрерывно контролировать практически все аспекты деятельности предприятия. В числе основных возможностей системы:
- Линейные, иерархические и кросс-отчеты.
- Поддержка группировки.
- Расшифровка отдельных элементов отчета (drill-down).
Информацию можно получить в любых разрезах с требуемой детализацией. Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически — созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.
Рапорт руководителю
«Рапорт руководителю» — механизм, который позволяет организовать регулярное формирование и доставку руководящему составу информации о текущем состоянии дел на предприятии. Важно, что для этого руководителю не требуется самому составлять запросы и даже просто запускать «1С:Предприятие». Будучи единожды настроен, механизм «Рапорт руководителю» может в соответствии с заданным регламентом — например, каждый день в 19:30 или каждые 15 минут в течение дня — автоматически публиковать в интранете или отправлять по заданным адресам электронной почты отчет, в котором разноплановая информация о деятельности предприятия сконцентрирована в удобном и наглядном для руководителя виде. В отчете приводится оперативный анализ данных по различным показателям деятельности предприятия по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д. Список показателей можно настроить индивидуально для каждого из руководителей различных служб компании.
Для удобства анализа в отчете предусмотрено графическое представление данных: графики сравнения фактических показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлые периоды.
Построение территориально распределенных систем
В «1С:Предприятии 8» реализован механизм управления распределенными информационными базами, который обеспечивает работу единого прикладного решения (конфигурации) с территориально разнесенными базами данных, объединенными в многоуровневую иерархическую структуру. Это дает возможность строить на основе конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины» решения для предприятий сетевой или холдинговой структуры, позволяющие эффективно управлять бизнесом и видеть картину «в целом» с необходимой для принятия решений оперативностью.
